Privacy Statement inOne

Laatst bijgewerkt: Mei 2021

Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is inOne BV, Lekstraat 88E, 2314 VJ, Leiden, Nederland ingeschreven in het handelsregister met nummer 68663684

We respecteren privacy en jouw rechten om je persoonsgegevens te controleren. Onze principiële richtlijnen zijn eenvoudig. We zijn duidelijk over de gegevens die we verzamelen en waarom we deze verzamelen. We beschermen je gegevens zo goed als we kunnen. Wij verkopen je gegevens niet aan derden. Wij verzamelen jouw gegevens hoofdzakelijk om ons platform optimaal te laten functioneren en jouw zo goed mogelijk te kunnen informeren en ondersteunen bij het gebruik van ons platform.

Deze Privacyverklaring (de “Verklaring”) legt uit welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen, zij het rechtstreeks of indirect, en hoe wij die gebruiken. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden gebruikt om je te identificeren of die we aan jou kunnen koppelen. De Verklaring dekt ook welke keuzes je kunt maken wat betreft de gegevens die we verzamelen en hoe je deze beslissingen kunt beheren. Deze Verklaring is van toepassing op alle door inOne aangeboden producten (“inOne-product(en)”), inclusief onze inOne-app (“inOne-app” of “app”). Deze Verklaring is ook van toepassing op alle websites die onder het beheer van inOne vallen en op andere offline contacten, bijvoorbeeld wanneer je een inOne-evenement of beurs bijwoont (gezamenlijk “Services” genoemd).

Lees deze Verklaring aandachtig, zodat je weet hoe inOne de door jou verstrekte persoonsgegevens kan verzamelen, gebruiken en delen. De woorden “we”, “wij”, “ons”, “onze” en “inOne” verwijzen allemaal naar inOne BV.

Deze Verklaring beschrijft:

• De soorten Persoonsgegevens die we verzamelen
• Interacties van klanten met inOne
• Hoe we Persoonsgegevens gebruiken
• Hoe we Persoonsgegevens kunnen delen
• De wettelijke grondslagen voor het gebruik van Persoonsgegevens
• Beveiliging, opslag en bewaren van Persoonsgegevens
• Jouw rechten
• Ons gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën
• Contact met ons opnemen
• Wijziging van onze Privacyverklaring

 

De soorten persoonsgegevens die we verzamelen

Gegevens die je ons verstrekt

We verzamelen gegevens die je ons vrijwillig verstrekt, zoals je naam, telefoonnummer en e- mailadres; bijvoorbeeld als je meer wilt weten over inOne-producten en -Services of als je met onze klantenservice contact opneemt voor assistentie met je inOne-producten. Wij hebben deze gegevens nodig om opvolging te geven aan je (aan)vraag. We zullen je benaderen om specifieke vragen te beantwoorden of gewenste informatie te verstrekken.

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens over je, zoals Functionele gegevens en Aanvullende gebruiksgegevens over je gebruik van je inOne-product of gegevens die we verzamelen door middel van cookies en vergelijkbare technologie bij je gebruik, toegang of interactie met onze websites of app. We kunnen bijvoorbeeld informatie verzamelen over het type apparaat dat je gebruikt voor toegang tot onze websites, het besturingssysteem en de versie daarvan, je IP-adres, je algemene geografische locatie zoals aangegeven door je IP-adres, je browsertype, de webpagina’s die je op onze websites bekijkt, en of en hoe je communiceert met inhoud die beschikbaar is op onze websites.

Informatie die uit andere bronnen wordt verkregen

We kunnen informatie over je ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals jouw toeleveranciers die gebruik maken van het inOne-platform en partners met wie we gezamenlijk merk gerelateerde diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen ook informatie over je ontvangen van socialmediaplatforms, bijvoorbeeld wanneer je op die platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op de manier die in deze Verklaring wordt beschreven en we passen ook eventuele aanvullende beperkingen toe die door de gegevensbron worden opgelegd.

Interacties van klanten met inOne

Om de informatie in deze Verklaring begrijpelijk te maken, lichten we verschillende momenten uit, waarop inOne mogelijk persoonsgegevens van klanten kan verzamelen. De interacties van klanten met inOne zijn in de volgende segmenten onderverdeeld:

Informatie over inOne zoeken

Als je meer informatie over inOne zoekt, kun je virtueel of fysiek een site van ons bezoeken. Voorbeelden hiervan zijn: surfen op onze website, bellen met onze medewerkers, een fysiek bezoek aan het kantoor van inOne of aan door inOne georganiseerde evenementen. Voor meer informatie over inOne-producten geef je mogelijk vrijwillig persoonsgegevens op, zoals je naam en e-mailadres. We kunnen ook online informatie over je verzamelen via cookies of vergelijkbare technologieën bij je bezoek aan onze websites en ons platform

Wij verzamelen: naam, e-mailadres, IP-adres en informatie die door cookies of vergelijkbare technologie wordt doorgegeven.

Waarom: We gebruiken deze informatie om nieuws te delen over bijvoorbeeld producten die inOne aanbiedt. Bovendien helpt het IP-adres ons om geografische informatie over de bezoekers van onze websites beter te begrijpen, zodat we onze websites voor iedereen kunnen verbeteren. Het is ons gerechtvaardigd belang om je persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken. Gegevens over het gebruik van onze site geven ons inzichten die ervoor zorgen dat wij onze website verder kunnen ontwikkelen en verbeteren. Het zorgt ervoor dat wij beter kunnen bepalen hoe onze site eruit moet zien, hoe je het beste kunt navigeren en welke content belangrijk is voor je, maar ook welke content minder interessant is. Op deze manier kunnen wij je beter relevante informatie bieden.

inOne-producten kopen

Als je hebt besloten om een inOne-product te kopen, kun je als klant direct bij ons kopen op www.inone.com of je aankoop doen via een medewerker inOne. Als je bij ons koopt, vragen we je om gegevens te verstrekken zodat wij de aankoop kunnen verwerken.

Wij verzamelen: naam, telefoonnummer (optioneel), e-mailadres, adres en betalingsgegevens.

Waarom: We gebruiken deze informatie om je transactie te verwerken, je aankoop op te volgen, hulp te bieden bij eventuele problemen bij het activeren van onze diensten en andere problemen met betrekking tot de aankoop van je inOne-producten af te handelen. Het verwerken van je persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben.

Let op: we slaan betalings- of creditcardgegevens op. De betalingsgegevens gebruiken we uitsluitend in verband met je aankoop van inOne-producten.

inOne-producten gebruiken

Sommige delen van ons platform zijn ook te gebruiken zonder een betaalde dienst of abonnement. Bijvoorbeeld als je alleen van het bestel gedeelte van je leverancier(s) gebruik maakt Je bent dan alleen gebruiker van het inOne-platform. Als je hebt besloten om een inOne-product te gebruiken. Als gebruiker kun je direct bij ons inloggen op www.inone.com, www.bestelbox.nl, www.app.myinone.com en alle overige aan inOne gerelateerde domeinen. Als je bij ons voor de eerste keer als gebruiker inlogt, vragen we je om gegevens te verstrekken.

Wij verzamelen: naam, telefoonnummer (optioneel), e-mailadres, adres.

Waarom: We gebruiken deze informatie om je account te activeren en je te koppelen aan de door jouw gewenste leverancier(s), de activatie op te volgen en hulp te bieden bij eventuele problemen bij het activeren en gebruiken van onze diensten. Het verwerken van je persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor het laten functioneren van ons platform.

Let op: we vragen of slaan geen betalings- of creditcardgegevens op.

Productverbetering

We gebruiken voortdurend gegevens voor onderzoeksdoeleinden en voor het ontwikkelen en verbeteren van onze inOne-producten en -Services, waaronder het onderhouden en verbeteren van de prestaties van onze inOne-producten en -Services, het ontwikkelen en toevoegen van nieuwe functies of mogelijkheden, zoals het gebruik van foutmeldingen om beveiligingsfuncties te verbeteren, het gebruik van zoekvragen en -klikken om de relevantie van zoekresultaten te verbeteren en het gebruik van gebruiksgegevens om te bepalen welke nieuwe functies prioriteit moeten krijgen. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Beveiliging, veiligheid en het beslechten van geschillen

We gebruiken gegevens om de veiligheid en beveiliging van onze inOne-producten en onze klanten te beschermen, om fraude op te sporen en te voorkomen, om geschillen op te lossen en onze overeenkomsten te handhaven. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Zakelijke activiteiten

We gebruiken gegevens om samengevoegde analyses en business intelligence te ontwikkelen die ons in staat stellen ons bedrijf te runnen en beschermen, geïnformeerde beslissingen te nemen en te rapporteren over onze bedrijfsprestaties. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Communicatie, marketing en advertenties

We gebruiken de gegevens die we verzamelen om onze communicatie met jou te realiseren en te personaliseren. We kunnen bijvoorbeeld contact met je opnemen via e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen (waaronder ook via de inOne-app) om je te informeren over nieuwe inOne-producten of -Services en beveiligings- of software-updates, om je op de hoogte te houden van een ondersteunings probleem of om je uit te nodigen deel te nemen aan een enquête. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen. We gebruiken ook cookies en vergelijkbare technologieën om je de meest relevante inOne-advertenties aan te bieden.

Gegevens die je aan ons verstrekt tijdens ontvangst van e-mails, gebruiken wij om onze e-mails verder te verbeteren en te ontwikkelen. Hierdoor kunnen we je steeds relevantere informatie aanbieden.

In het geval dat je aangeeft commerciële e-mails van ons te willen ontvangen, informeren we je met enige regelmaat over nieuwe producten, klantervaringen van anderen en ontwikkelingen in de markt. Wil je deze mails niet langer ontvangen? Je kunt je altijd eenvoudig uitschrijven door onderaan de mail op uitschrijven te klikken. Ook kun je uitschrijven door een email te sturen naar cs@inone.com onder vermelding van afmelding commerciële email.

Waar staan jouw gegevens

Om je een beter inzicht te geven in de persoons- en overige gegevens die we verzamelen en gebruiken in verschillende gevallen waarin je met inOne communiceert en wij waar wij jouw gegevens opslaan hebben we een overzicht gemaakt. In dit overzicht vind je de softwareleveranciers die we daarvoor gebruiken en linkjes naar hun eigen privacy statements zodat je ook makkelijk kunt zien dat en hoe deze partijen ook voldoen aan de geldende Europese Privacy Wetgeving (GDPR Compliant)

Hoe we Persoonsgegevens kunnen delen

Bij inOne verkopen we geen persoonsgegevens van onze klanten. Wij maken je gegevens alleen bekend op de manier die we in deze Verklaring beschrijven. We kunnen gegevens delen met de volgende derde partijen.

Externe leveranciers

inOne maakt gebruik van verschillende externe leveranciers om diensten uit te voeren, zoals websitebeheer en -hosting, online aankoop en verzending van Producten, verwerking van creditcards en e-mailcommunicatie. We delen je persoonsgegevens alleen als dat nodig is, zoals om een transactie te voltooien of Producten of Services te leveren die je hebt aangevraagd of geautoriseerd, en alleen met verkopers of agenten die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Verklaring worden beschreven. In dat geval worden je persoonsgegevens gedeeld met deze agenten of aannemers, maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van inOne en in overeenstemming met deze Verklaring. Het is ons gerechtvaardigd belang om voor deze doeleinden gegevens met deze partijen te delen. Voor vragen over externe leveranciers kun je een e-mail sturen naar cs@inone.com.

We delen informatie met gelieerde bedrijven waar inOne een belang in heeft en dochterondernemingen voor zakelijke doeleinden, zoals interne administratie, het promoten van inOne-producten en het leveren van inOne-producten en -Services aan klanten. Het is ons gerechtvaardigd belang om voor deze doeleinden gegevens met deze partijen te delen.

Verplichte verstrekking van gegevens

Wanneer dit wettelijk vereist is, strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde bedrijven of onze gebruikers, verstrekken we je persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures.

Verkoop of fusie

Wij kunnen je persoonsgegevens delen in het geval van een fusie, overname of verkoop van al onze of een deel van onze activa. Uiteraard zullen wij je hierover informeren via e-mail en/of een duidelijk zichtbare mededeling op onze website en je informeren over je rechten.

Delen en verstrekken van Geaggregeerde gegevens

Wij delen gegevens met derden in geaggregeerde vorm en/of in een vorm die de ontvanger van deze gegevens niet in staat stelt je te identificeren, bijvoorbeeld voor sectoranalyse.

Houd er rekening mee dat onze inOne-producten koppelingen bevatten naar producten of toepassingen van derden waarvan het privacy beleid kan afwijken van dat van inOne. Als je persoonsgegevens verstrekt aan een van deze derden of hun producten, vallen je gegevens onder hun privacyverklaring en wij raden je aan deze privacyverklaringen zorgvuldig te lezen.

Wanneer je gegevens met derden deelt, kan je persoonlijke informatie worden doorgegeven aan landen waar de wetgeving over gegevensbescherming mogelijk een lager beschermingsniveau van je persoonsgegevens biedt dan je eigen land. Wij besteden veel zorg aan de bescherming van je persoonsgegevens en hebben passende mechanismen ingesteld om deze te beschermen wanneer ze internationaal worden doorgegeven. Wij geven je persoonsgegevens door met inachtneming van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en implementeren passende waarborgen om ervoor te zorgen dat je persoonsgegevens passend worden beveiligd door externe partijen die toegang krijgen tot je gegevens (bijvoorbeeld door gebruik te maken van de standaard contractbepalingen zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). Als je vragen hebt of meer informatie wenst over de internationale doorgifte van je persoonsgegevens of de ingevoerde waarborgen, stuur ons dan een e-mail via cs@inone.com.

De rechtsgronden voor het gebruik van Persoonsgegevens

Er zijn verschillende rechtsgronden waarop wij ons baseren om je persoonsgegevens te gebruiken, namelijk:

Uitvoering van een overeenkomst

Het gebruik van je persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om de overeenkomst die je met ons hebt uit te voeren. Bijvoorbeeld om de aankoop van je inOne-product te voltooien, om je account te registreren en te onderhouden, om je inOne-account te registreren en om ervoor te zorgen dat je inOne-product zijn basisfuncties op een veilige manier uitvoert, of om op je verzoeken te reageren.

Gerechtvaardigde belangen

Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen. We baseren ons bijvoorbeeld op ons gerechtvaardigde belang om onze inOne-producten en – Services en de inhoud van onze websites en app te analyseren en te verbeteren, om je op de hoogte te stellen van software-updates of informatie over inOne-producten en -Services of om je persoonsgegevens te gebruiken voor administratieve, fraude opsporings- of juridische doeleinden. Wanneer we je persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang en er geen afmelding mechanisme voor je beschikbaar is kun je je recht om bezwaar te maken uitoefenen door een e-mail te sturen naar cs@inone.com

Beveiliging, opslag en bewaren van persoonsgegevens

Beveiliging

inOne neemt de bescherming en beveiliging van je persoonsgegevens uiterst serieus. Hoewel we redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om de persoonsgegevens die we verzamelen te beschermen, is geen enkel beveiligingssysteem ondoordringbaar.

Wij gebruiken een scala aan passende technische en organisatorische maatregelen en voldoen aan sectornormen om je persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van informatie over jou kan plaatsvinden. We bewaren de persoonsgegevens die jij verstrekt bijvoorbeeld op computersystemen met beperkte toegang en in gecontroleerde omgevingen. Daarnaast zorgen we ervoor dat onze externe datacenter leveranciers passende beveiligingsmaatregelen bieden. Bovendien zijn je gegevens tijdens de doorgifte via internet beveiligd met encryptie, zoals Transport Layer Security (TLS). Bovendien wordt je wachtwoord versleuteld opgeslagen en kan het niet meer leesbaar gemaakt worden, wat betekent dat het door niemand kan worden hersteld of bekend worden gemaakt, ook niet door inOne.

Je hebt alleen toegang tot je inOne-accountgegevens en onze service met behulp van een individuele gebruikersnaam en wachtwoord. Om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te beschermen, moet je je wachtwoord geheim houden en niet aan derden verstrekken. Waarschuw ons onmiddellijk als je denkt dat je wachtwoord is misbruikt. Zorg er ook voor dat je altijd uitlogt en je browser afsluit bij het beëindigen van je sessie.

Let erop dat we je nooit zullen vragen om je wachtwoord te verstrekken.

Voor vragen over de veiligheid van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via cs@inone.com

Opslag

Persoonsgegevens die door inOne zijn verzameld, kunnen worden opgeslagen en verwerkt in je regio, in de EU (bijvoorbeeld in onze belangrijkste datacenters in Nederland, Ierland en Duitsland), of in elk ander land waar inOne of gelieerde ondernemingen, dochterondernemingen of dienstverleners zijn gevestigd of faciliteiten hebben. inOne heeft passende mechanismen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen wanneer deze internationaal worden doorgegeven, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de standaard contractbepalingen zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Bewaren

inOne bewaart je persoonsgegevens zolang als wij dat nodig achten om je in staat te stellen de website en je inOne-product te gebruiken, diensten aan jou te verlenen, toepasselijke wetgeving na te leven (inclusief wetgeving met betrekking tot het bewaren van documenten), geschillen met partijen op te lossen en anderszins voor zover dat nodig is om ons in staat te stellen onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Op alle persoonsgegevens die wij bewaren zijn deze Privacyverklaring en onze interne richtlijnen voor het bewaren van gegevens van toepassing. Als je een vraag hebt over een specifieke bewaartermijn voor bepaalde soorten persoonsgegevens, kun je een e-mail sturen naar cs@inone.com

Jouw rechten

Wij willen dat je de zeggenschap hebt over hoe je persoonsgegevens door ons worden gebruikt. Afhankelijk van de lokale wetgeving kun je dit op de volgende manieren doen:

• je kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij over je hebben;
• je kunt ons op de hoogte stellen van wijzigingen in je persoonsgegevens, of als je wilt dat wij de persoonsgegevens die wij over je hebben corrigeren;
• in bepaalde gevallen kun je ons vragen de persoonlijke informatie die wij over je hebben te wissen, blokkeren of beperken, of kun je bezwaar maken tegen bepaalde manieren waarop wij je persoonsgegevens gebruiken; en
• in bepaalde gevallen kun je ons ook vragen om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt aan een externe partij te sturen.

Wanneer wij je persoonsgegevens gebruiken op basis van je toestemming, heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Wanneer wij je persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of het algemeen belang verwerken, heb je bovendien te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen dat gebruik van je persoonsgegevens.

Wij vertrouwen erop dat jij ervoor zorgt dat je persoonsgegevens volledig, juist en actueel zijn. Wij verzoeken je ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van wijzigingen of onjuistheden in je persoonsgegevens door contact op te nemen met cs@inone.com.

Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen, op je verzoek reageren. Voor meer informatie over hoe je de verzameling en het gebruik van Aanvullende gebruiksgegevens en je voorkeuren op het gebied van communicatie, marketing en reclame kunt beheren, ga je naar de artikelen over Jouw keuzes hieronder.

Wij zetten ons ervoor in om met jou samen te werken om een eerlijke oplossing te vinden als je een klacht over of probleem hebt met ons gebruik van jouw persoonsgegevens. Als je echter van mening bent dat wij je niet hebben kunnen helpen met je klacht of probleem, heb je mogelijk het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je land (indien die in je land bestaat) of de toezichthoudende autoriteit.

Wijziging van onze Privacyverklaring

inOne kan deze verklaring indien nodig aanpassen of updaten om de feedback van klanten en veranderingen in onze inOne-producten en -Services weer te geven. Herlees deze dan ook regelmatig. Wanneer we deze verklaring bijwerken, zullen we de datum achter ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan de verklaring aanpassen. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de Verklaring of in de manier waarop inOne je persoonsgegevens gebruikt, stellen we je hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door je rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden je aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe inOne je informatie gebruikt en beschermt.